אם אתם מתכננים אירוע משפחתי כמו חתונה, בר/בת מצווה או יום הולדת מיוחד או אירוע עסקי כמו השקת חנות חדשה, מותג חדש, יום עיון מקצועי או יום שיא לעובדים – כל אלה אירועים מיוחדים שמתרחשים אחת לתקופה ארוכה – ולכן האפקט שהם יוצרים, לחיוב או לשלילה, ילוו אתכם לזמן ארוך. מסיבה הזו, ישראלים רבים מעדיפים להשתמש בשירותי הפקת אירועים מיוחדים כדי להוציא את המקסימום מהתקציב המוקדש לאירוע. הנה כמה כללים שיעזרו לכם לעשות זאת בתבונה.
בחר במפיקים המתאימים לכם ביותר
מהרגע בו בחרתם להשתמש בשירותי הפקת אירועים מיוחדים, ודאו כי ישנה הבנה ותקשורת בריאה ביניכם ובין המפיק. אתם עתידים להיות בקשר רציף, וחשוב שתהיה לכם היכולת להבהיר לו את מטרותיכם בכוונותיכם במשך כל תקופת התכנון ובעת האירוע עצמו.
הגדר למפיק את מטרת האירוע ותקציבו
עבודת הפקת אירועים מיוחדים הופכת ליעילה ומוצלחת, כאשר היא פועלת בסביבה מוגדרת של מטרות ותקציב. כך כל בחירה של המפיק תוכל לעמוד במבחן המטרה הסופית של האירוע, תוך שמירה על מסגרת התקציב אשר הוגדרה מבעוד מועד.
לא כל הנוצץ זהב הוא
במקרים רבים, אנו נוטים להתרשמות יתר מגימיקים נוצצים, ומעוניינים לשלב כאלה באירוע שלנו. חשוב לבחון האם הבחירה משרתת את המטרות, והופכת את האירוע למוצלח או שמא מדובר במשאת נפש אישית שלנו שלא תורמת להשגת מטרות האירוע.
אל תרבה להתעקש מול המפיק
חשוב לזכור כי על אף השימוש בשירותי הפקת אירועים מיוחדים, האירוע הוא בסופו של דבר שלכם – לטוב ולרע. אם אתם יוזמים אטרקציות כמו, קליפ בר מצווה, יחד עם זאת, כאשר נוצרים חילוקי דעות ביניכם לבין המפיק, קחו בחשבון שהוא בעל ניסיון ומקצועי בתחום, מעורב רגשית פחות מכם, ורואה את התמונה הכוללת. הביעו את דעתכם, אך אם ישנם טיעונים טובים התומכים בדעת המפיק – אל תרבו להתעקש וקבלו אותה.
לסיכום, אירוע מוצלח ייזכר לשנים רבות ויציג אתכם כבעלי האירוע במיטבכם – לעומת זאת אירוע סתמי ונדוש, או חלילה כשלון מהדהד יוכל לקחת אתכם כמה צעדים אחורה. חשוב להקדיש משאבים נכונים להפקת אירועים מיוחדים כדי להפיק מהם את המקסימום.